索 引 号 01441637/2020-15380 分 类 部门文件 其他 通知
发布机构 市工业和信息化局 发文日期 2020-11-03
文 号 时 效
关于印发《工信局办公物资管理实施细则》的通知
信息来源:市工业和信息化局 发布日期:2020-07-13 10:21 浏览次数: 字体:[ ]

局各处室(单位):

为规范我局办公物资管理工作,切实减少浪费降低成本提高工作效率,进一步加强办公物资全程管理和监督检查,现将《工信局办公物资管理实施细则》印发给你们,请对照执行。    

    

附件:工信局办公物资管理实施细则

                                                                                           泰州市工业和信息化局办公室

                                                                                    2020年7月10日

 

 

工信局办公物资管理实施细则

 

第一章 总 则

 

第一条  为规范我局办公物资的采购、领用、维护、保管等工作,实施精细化管理,提高办公物资的使用率,根据国家、省、市有关采购管理的法律法规以及《关于印发泰州市政府集中采购目录及采购限额标准的通知》、《政府采购内控管理制度》、《市工信局自行采购内控制度》、《固定资产使用管理实施办法》相关规定,结合我局实际,制定本细则。

第二条  本细则所称办公物资指我局开展日常工作所需的办公用品、耗材、设备和家具等,对共用办公物资坚持“资源共享,专人保管”的原则。

第三条  办公物资的管理工作,由局办公室扎口管理,明确专人分别负责采购、维护、验收、保管、盘点工作。

 

第二章 申请流程

 

第四条  办公物资的领用、维护申请,由处室(单位)根据工作需要从钉钉系统上发起,经审批同意后,办公室统筹安排。

第五条  办公物资的领用申请,应标明办公物资的品牌、型号、数量、预估金额,其它需要说明的事项在备注中注明,其一般流程如下:

(1)日常办公物资预算在200元以下的、单批量日常耗材经处室(单位)负责人同意后,物资保管员登记发放。

(2)预算在200元以上1500元以下的、纳入年度预算采购计划的固定资产,经处室(单位)负责人、办公室负责人初审后,报局分管领导审批同意,物资保管员登记发放。

(3)预算在1500元以上的,经处室(单位)负责人、办公室负责人初审,送局分管领导审核后,报局办公室分管领导、局主要负责人审批同意,物资保管员登记发放。

第六条  办公物资的维护申请,应标明办公物资的品牌、型号、数量、预估金额,在备注中注明物资的现状及需要维修事项,其一般流程如下:

(1)单项服务费用估算在200元以下或累计维护耗时在1个工作日以下的,经处室(单位)负责人审核同意后,维护员进行安排。

(2)单项服务费用估算在200元以上1500元以下或累计维护耗时在1个工作日以上2个工作日以下的,经处室(单位)负责人、办公室负责人预评估后,报局分管领导审批同意后,维护员进行安排。

(3)服务费用估算在1500元以上或累计维护耗时在2个工作日以上的,经处室(单位)负责人和办公室负责人预评估后,送局分管领导审核,报局分管账务负责人审批同意后,维护员进行安排。

 

第三章  工作流程

 

第七条  办公物资的发放、维护坚持“先申请登记后发放维护”的原则,由保管员在按审批单配备办公物资后,及时通知申请人领取。其一般流程如下:

(1)日常办公物品(打印纸、墨盒、水笔、笔记本、订书钉等常用物品),保管员根据领用的频率配备一定量的库存,通常在收到申请后1个工作日内发放。没有配备库存的办公物品领用,由保管员登记汇总列入采购计划。

(2)涉及固定资产分类的办公物资领取,由保管员、固定资产管理员、财务室按固定资产管理规定进行登记发放并定期核查。

(3)办公物资的维护,由办公室统筹安排聘请维修人员。电脑、打印机等一般在2个工作日内安排,设备维修期间办公室应提供应急电脑保障处室(单位)办公,处室(单位)需履行借用手续。

 

第四章  采购验收

 

第八条  采购计划由物资保管员根据处室(单位)办公需求进行申报,本着“勤俭节约,利于工作”的原则。

(1)日常办公物资,由保管员根据日常办公需求拟定采购计划,每周一汇总报给局办公室主任同意后,由采购员按采购流程进行。

(2)列入通用资产采购计划的办公物资,每年年底由局办公室财务室下发通知,各处室(单位)报局办公室固定资产管理员汇总,按程序上报。

第九条  办公物资采购工作原则上办公室扎口负责,具体由物资采购员实施。他人自行采购的办公物资原则上不予报销费用。如确因工作需要自行采购的,须经办公室分管领导同意后方可购买,事后补相关手续,填写《办公资产采购计划申请单》并由办公室分管领导审核签字,由办公室统一备案。

第十条  办公物资采购坚持“公开、公平、公正,竞争、择优、效益的原则”,由局办公室根据相关规定由物资采购员负责,根据内控管理制度执行。

(1)日常办公物资、列入通用资产采购计划预算金额在10万元以下且政府采购限额以下的办公物资,由采购员在“网上商城”采购;对同品牌型号商品,通过其他方式采购到价格更低或服务更优的,可另行组织采购实施。

(2)列入通用资产采购计划,预算金额在10万元以上,对照采购内控制度执行。

第十一条  日常办公物资采购验收由采购员会同物资保管员负责。验收时要核对供应商配送商品的品牌、型号、数量及相关信息,物资保管员确认收货后对供应商提供的商品和服务进行评价,并在供货清单上签字。列入通用资产采购计划的办公物资,由物资保管员、财务室负责人共同验收。

第十二条  办公物资的维护,由发起申请处室(单位)对服务进行评价,并在供货清单上签字。

 

第五章  报销核检

 

第十三条  日常易耗类办公物资损耗本着“例行节约”的原则由处室(单位)负责人确认。 

第十四条  固定资产类办公物资由固定资产管理员、财务室相关人员根据“账账、账卡相符”的原则每年组织一次。对盘盈、盘亏、毁损、闲置的固定资产,在查明原因后撰写固定资产清查盘点情况报告,提出处置意见。

第十五条  办公室财务室严格按照相关规定认真做好财务稽核工作,财务人员要严把账务审核关,对不符合要求、手续不全或有疑点的开支拒绝报销。

(1)在“网上商城”采购的办公物资,10万元以下且政府采购限额以下的办公物资,有采购员、物资保管员或维修管理员的亲笔签名的财政统一印制发票或税票,经办公室主任、财务分管负责人签字后,方可报支。

(2)在“网上商城”以外采购的办公物资,除符合在“网上商城”采购的办公物资报支条件外,报销时须将“网上商城”同时段相关信息截图作为佐证资料,否则不与报支。

 

第五章 监督检查

 

第十六条  局办公物资采购工作在局招投标工作领导小组的领导下进行。

第十七条  局机关党委(机关纪委)负责对采购活动进行监督,接受并处理采购活动中的相关投诉、检举和控告。相关处室(单位)和当事人应如实反映情况,提供相关材料。

 

第六章 附 则

 

第十八条  本细则自2020年8月1日起施行,由局招投标工作领导小组办公室负责解释。

第十九条  未尽事宜,由局招投标工作领导小组讨论决定。

 



                  办公资产自行采购计划申请单


处室(单位)


申请人


计划采购物品

品牌


数量


型号


价格(元)


自行采购事由


处室(单位)

初审意见

 

签字:               年   月  日

办公室

审核建议

 

签字:               年   月  日

处室(单位)

分管领导

审批意见

 

 

签字:               年   月  日

账务分管领导

审批意见

 

 

签字:               年   月  日

此表用于办公物资非采购员采购,其他人员自行采购的审批。

 

                 

 

                 通用资产办公物资采购计划申请单


处室(单位)


使用人


申请物品

品牌


数量


型号


价格(元)


申请事由

换新

依据

物品

现状

配发时间


最低使用年限


是否值得维修


领新

原因


处室(单位)

初审意见

 

签字:               年   月  日

办公室

审核建议

 

签字:               年   月  日

处室(单位)

分管领导

审批意见

 

签字:               年   月  日

账务分管领导

审批意见

 

签字:               年   月  日

此表由处室(单位)在办公室账务室通知后发起申请,办公室物资保管员汇总报局主要负责人审批。

 

                   

                 

                通用资产办公用品物资申领单

                                             年   月   日 

处室(单位)


使用人


申领物品

品牌


数量


型号


价格(元)


是否列入通用资产采购计划


申请事由


处室(单位)

初审意见

 

签字:               年   月  日

办公室

审核建议

 

签字:               年   月  日

处室(单位)

分管领导

审批意见

 

签字:               年   月  日

账务分管领导

审批意见

 

签字:               年   月  日

发放登记

固定资产登记号


领用人签字


资产管理员签字


办公室保管员依据申请,汇总提出通用固定资产分配方案报局主要负责人审批后,登记发放。

此表由处室(单位)申请,办公室留存备查。

 

 

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